Informácie a poučenie o získavaní a spracúvaní osobných údajov poskytované dotknutej osobe pri získavaní osobných údajov od dotknutej osoby
podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) a podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon“)
Sprostredkovateľ, spoločnosť DOMEXIS, s. r. o. so sídlom Fedinova 1083/16, 851 01 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 52 744 400, DIČ: 2121257644, spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu v Bratislava I, oddiel Sro, vložka číslo: 145382/B ako prevádzkovateľ týmto informuje svojich zákazníkov – záujemcov o sprostredkovanie o získavaní a spracúvaní ich osobných údajov.
Zásady ochrany osobných údajov
Vaše osobné údaje spracúvame len na základe zákonných podmienok, ktoré sú uvedené v nariadení alebo v zákone.
Ako prevádzkovateľ zodpovedáme za ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sme od Vás získali alebo získavame v súlade s nariadením a zákonom v rozsahu a spôsobom podľa tohto. V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania Vašich osobných údajov sa na nás môžete obrátiť osobne alebo poštou na adrese nášho sídla, telefonicky na tel. čísle 0903 495 837 alebo e-mailom na adresu info@dokonaledomy.sk.
Vaše osobné údaje budú uchovávané a zálohované bezpečne, v súlade s našou bezpečnostnou politikou, a to len po dobu, ktorá je špecifikovaná nižšie v tomto informačnom liste. Prístup k Vašim osobným údajom budú mať príjemcovia a nami poverené osoby, ktoré ich spracúvajú na základe našich pokynov a v súlade s našou bezpečnostnou politikou. Ako prevádzkovateľ sme povinní zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami nariadenia a zákona.
Zdroj získavania osobných údajov
Vaše osobné údaje získavame predovšetkým priamo od Vás, a to vtedy, keď nám ich dobrovoľne poskytujete v súvislosti s dopytom alebo žiadosťou o naše služby, ktoré nám adresujete osobne, telefonicky, písomne poštou alebo elektronicky, a to buď na základe Vašej vlastnej žiadosti alebo prostredníctvom vopred predpripravených formulárov, ktoré nájdete na našom webovom sídle www.housereality.sk
Vaše osobné údaje získavame tiež od tretích osôb - našich spolupracujúcich maklérov, ktorí pre nás plnia úlohy sprostredkovania, a ktorí Vás oslovujú s ponukou našich produktov a služieb mimo našich prevádzkových priestorov.
Kategórie získavaných a spracúvaných osobných údajov
Budeme získavať a spracúvať iba Vaše bežné osobné údaje, ako meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, adresa pre doručovanie, štátne občianstvo, rodinný stav, telefónne číslo a e-mailová adresa (ďalej len „osobné údaje“). Osobné údaje, ktoré by odhaľovali Váš rasový alebo etnický pôvod, politické názory, politické alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, sexuálnu orientáciu a iné osobitne citlivé osobné údaje o Vás spracúvať nebudeme.
Nevyhnutnosť poskytnutia osobných údajov
Vaše osobné údaje od Vás nevyhnutne potrebujeme, pretože v prípade ich neposkytnutia nemôže dôjsť k vzniku zmluvného vzťahu medzi stranou ponuky a stranou dopytu v súlade so zákonom č. zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších právnych predpisov s použitím zákona NR SR č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších právnych predpisov, je Vaša identifikácia ako zmluvnej strany jednou z podstatných náležitostí Zmluvy. Ak by ste sa však rozhodli neposkytnúť nám Vaše telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, nebráni to vzniku zmluvného vzťahu, avšak naša vzájomná komunikácia nebude taká efektívna ako keby ste nám ich poskytli. V prípade neposkytnutia e-mailovej adresy Vám zároveň nebudeme môcť zasielať návrhy zmlúv zrýchlenou elektronickou formou a budeme môcť Vám ich zasielať iba poštou. Poskytnutie dokladu totožnosti od Vás budeme požadovať iba v prípade, ak by ste sa rozhodli uzavrieť s nami Zmluvu o sprostredkovaní a využiť ďalšie služby za účelom zniku zmluvného vzťahu medzi stranou ponuky a stranou dopytu. V prípade, ak nám tento údaj poskytnutý nebude, nebude možné takéto služby účinne poskytnúť.
Príjemcovia osobných údajov
Všetky Vaše osobné údaje budú ukladané v našich interných systémoch a budú nami ďalej poskytované rôznym spolupracujúcim subjektom (sprostredkovateľom), ktorými sú najmä audítori, právni poradcovia, daňoví a účtovní poradcovia, banka, tretie osoby overujúce a hodnotiace finančnú disciplínu našich zmluvných partnerov, osoby, ktoré sú s nami v pracovno-právnom alebo inom obdobnom vzťahu, a to v rozsahu, ktorý je nevyhnutne potrebný pre výkon ich práce alebo práv, a ktoré zároveň vo vzťahu k poskytnutým alebo sprístupneným osobným údajom budú mať v rozsahu a za podmienok dojednaných v písomnej zmluve, ktorú s nimi uzatvárame alebo ustanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi povinnosť zachovávať o takýchto informáciách mlčanlivosť.
So všetkými sprostredkovateľmi máme riadne uzavreté zmluvy, na základe ktorých sme zabezpečili ochranu Vašich osobných údajov. Dbáme na to, aby títo sprostredkovatelia zabezpečili primeranú úroveň ochrany osobných údajov, v súlade s platnými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov.
Ako prevádzkovateľ tiež máme zákonnú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov.
Účel spracúvania osobných údajov
Vaše osobné údaje budeme získavať a ďalej spracúvať na nasledovné účely:
1. uzavretie a plnenie zmluvy o Sprostredkovaní, na základe ktorej Vám budeme ako nášmu klientovi dodávať služby spojené s touto zmluvou (ďalej len „Zmluva“), a to najmä príprava uzavretia návrhu Rezervačnej zmluvy, Zmluvy o krátkodobom nájme, Zmluvy o budúcej zmluvy, Kúpnej zmluvy vrátane Návrh na vklad vlastníckeho práva spolu s Preberacím protokolom na prevzatie nehnuteľnosti, evidencia Zmlúv vrátane všetkých ich zmien v našom internom systéme, kontrola plnenia Zmluvy, vedenie evidencie štandardov kvality, vybavovanie reklamácií a sťažností, vymáhanie pohľadávok vzniknutých v súvislosti s poskytovanými službami a vzájomná komunikácia medzi zmluvnými stranami.
Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) nariadenia, t. j. plnenie Zmluvy a splnenie našich zákonných povinností najmä podľa zákona č. zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších právnych predpisov s použitím zákona NR SR č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších právnych predpisov,
2. vedenie účtovníctva a vyhotovovanie účtovných dokladov; najmä správa a fakturácia ceny za dposkytnuté služby, spracúvanie účtovných, daňových dokladov a faktúr.
Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. ods. 1 písm. c) nariadenia, t. j. splnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich nám, najmä zo zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“).
3. reklama a marketing služieb a produktov sprostredkovateľa; sprostredkovateľ plní funkciu sprostredkovateľa medzi stranou ponuky a stranou dopytu. Prostredníctvom vytvorenia technologického zázemia a komunikačných prostriedkov sprostredkováva strane ponuky možnosť ponúkať na predaj, prenájom, kúpu a nájom, na ktorý je služba zameraná (nehnuteľnosti) a možnosť nakupovať, prenajať si, predať a prenajať tento tovar ďalším Používateľom. Sprostredkovateľ nenesie zodpovednosť za obsah pridávaných inzerátov zadaných na základe požiadavky záujemcu ani za samotný obchod – kvalitu produktov, dodanie, úhradu a pod. pokiaľ vyplývali zo zle zadaných, resp. neúplných údajov záujemcom. Uzavretím obchodu dochádza teda ku vzniku kúpnej, nájomnej alebo obdobnej zmluvy medzi stranami. Sprostredkovateľ si vyhradzuje právo prepojenia reklamných a marketinových služieb aj s inými službami a inzertnými portálmi, s ktorými má riadne uzatvorené obchodné zmluvy alebo ku ktorým má iné práva, vrátane vytvoreného konta používateľa (firemného) na príslušnom portáli.
Právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, t. j. náš oprávnený záujem. Vo vzťahu k tomuto účelu spracúvania Vašich osobných údajov je naším oprávneným záujmom rozširovať našu zákaznícku základňu a efektívne Vám ponúkať naše produkty a služby zamerané na Vaše individuálne potreby a záujmy.
4. evidencia pošty a správa registratúry; evidencia a správa poštových zásielok, pošty doručovanej a odosielanej z a do elektronickej schránky a evidencia a archivácia zmlúv, účtovných, daňových a súvisiacich dokladov v našich interných systémoch.
Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t. j. splnenie zákonnej povinnosti dodávateľa podľa osobitných predpisov, a to najmä podľa zákona o účtovníctve a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Doba uchovávania osobných údajov dodávateľom
Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelov ich spracúvania, najdlhšie však po dobu trvania Zmluvy. V prípade, ak budeme voči Vám uplatňovať právne nároky a viesť súdne alebo správne konanie alebo ak budete nároky uplatňovať Vy voči nám a viesť voči nám súdne alebo správne konanie, osobné údaje budú spracúvané až do právoplatného skončenia takéhoto konania. Po ukončení Zmluvy, resp. po právoplatnom skončení konania podľa predchádzajúcej vety budú Vaše osobné údaje už iba uchovávané (archivované), a to po dobu 10 rokov od zániku Zmluvy, pretože povinnosť uchovávať Zmluvu a účtovné a daňové doklady súvisiace so Zmluvou, ktoré obsahujú Vaše osobné údaje nám vyplýva zo všeobecne záväzných predpisov, najmä zo zákona o účtovníctve. Po uplynutí tejto doby budú vymazané resp. znehodnotené / skartované. V prípade, že kedykoľvek počas trvania zmluvného vzťahu namietnete spracúvanie Vašich osobných údajov na priamy marketing našich služieb a produktov, prestaneme Vaše osobné údaje na tento účel spracúvať.
Prenos osobných údajov do tretích krajín
Vaše osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín a takýto prenos osobných údajov ani nezamýšľame.
Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov
V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas so spracovaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním; Udelený súhlas môžete odvolať rovnakým spôsobom, akým bol súhlas udelený.
Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania
Pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.
Ďalšie práva dotknutej osoby v súvislosti s ochranou osobných údajov
V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte okrem vyššie uvedených práv najmä nasledovné práva:
- právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 nariadenia); máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či spracúvame Vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom (ich kópie), ako aj na doplňujúce informácie v rozsahu stanovenom článkom 15 nariadenia.
Vo väčšine prípadov Vám tieto kópie Vašich osobných údajov a doplňujúce informácie poskytneme v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
- právo na opravu osobných údajov (čl. 16 nariadenia); Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Toto právo Vám však umožňuje žiadať od nás, aby sme bez zbytočného odkladu opravili Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnili Vaše osobné údaje, ak sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne.
Vezmite prosím na vedomie, že ste povinný poskytnúť nám len také osobné údaje, ktoré sú úplné a správne, pričom zodpovedáte za nepravdivosť osobných údajov, ktoré ste nám poskytli.
- právo na vymazanie osobných údajov (právo „na zabudnutie“) (čl. 17 nariadenia), a to bez zbytočného odkladu po uplatnení tohto práva, napríklad v prípade, ak Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sme ich získali alebo spracúvali, ak ste odvolali svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov, na základe ktorého vykonávame spracúvanie Vašich osobných údajov, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov (napríklad Zmluva, ktorú máme s Vami uzavretú), ak namietate spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 nariadenia alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s nariadením a zákonom.
Toto Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
- právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (čl. 18 nariadenia), v zákonom stanovených prípadoch máte právo od nás žiadať, aby sme prestali spracúvať Vaše osobné údaje, napr. ak namietate správnosť osobných údajov, ktoré o Vás máme, avšak len počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov, namietate proti spracúvaniu osobných údajov automatizovaným rozhodovaním alebo spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením a zákonom a namietate vymazanie Vašich osobných údajov, pričom namiesto toho žiadate obmedzenie ich použitia alebo namietate výmaz Vašich osobných údajov, ktoré my ako dodávateľ už nepotrebujeme a chceme ich vymazať, avšak potrebujete ich vy, napríklad v prebiehajúcom súdnom konaní,
- právo na prenosnosť osobných údajov (čl. 20 nariadenia), to znamená právo získať od nás Vaše osobné údaje, ktoré ste nám predtým poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo požadovať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli ďalšiemu prevádzkovateľovi za splnenia zákonných podmienok; uplatnením tohto práva nie je dotknuté Vaše právo na vymazanie osobných údajov dodávateľom.
Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe Zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou.
- právo namietať spracúvanie osobných údajov (čl. 21 nariadenia), ak je spracúvanie Vašich založené na našom legitímnom oprávnenom záujme alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame na účel priameho marketingu našich služieb a produktov, vrátane profilovania pri takomto spracúvaní.
V prípade, ak podáte námietku a my nepreukážeme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie Vašich osobných údajov, alebo ak podáte námietku voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na účel priameho marketingu našich služieb a produktov, nebudeme Vaše osobné údaje na tieto účely ďalej spracúvať.
- právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, vrátane profilovania ak by takéto automatizované rozhodovanie a profilovanie malo vo vzťahu k Vám právne účinky alebo Vás významne ovplyvňovalo (čl. 22 nariadenia);
Ako sme Však uviedli, pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu,
- právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 nariadenia); ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením resp. zákonom, môžete podať Úradu na ochranu osobných údajov SR https://dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk. sťažnosť (návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 zákona).